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PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS PLANTEADAS

ANTE LA AUDITORÍA INTERNA DE CORREOS DE COSTA RICA, S. A.

 

Fundamento legal

 

La  Auditoría Interna de CORREOS DE COSTA RICA, S. A., en uso de las facultades conferidas por los artículos 62 de la Ley Orgánica de la Contraloría y 23 de la Ley General de Control Interno, y en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 4 de la Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos:

 

Considerando:

 

1. Que los artículos 6 de la Ley General de Control Interno y 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y artículos 1 inciso 13 y 8 del Reglamento a la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública establecen el deber de conocer y tramitar las denuncias que se presenten a las Auditorías Internas y que sean atinentes al ámbito de su competencia, asimismo guardar confidencialidad respecto de la identidad de los ciudadanos que presenten dichas denuncias ante sus oficinas, así como de la información, documentación y otras evidencias de la investigación que efectúen y cuyos resultados puedan originar la apertura de debidos procesos, relaciones de hechos y denuncias penales.

 

2. Que de conformidad con el numeral 3 del Reglamento a la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, el derecho a la participación ciudadana en la lucha contra la corrupción, se fundamenta, entre otros, en el poder ciudadano de denuncia.

 

3. Que se estima conveniente y oportuno derogar el procedimiento para el trámite de denuncias ante la Auditoría Interna contenido en el Manual de Procedimientos para la Auditoría Interna de Correos de Costa Rica, S. A. en Concordancia con el Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna de CORREOS DE COSTA RICA, S. A. y crear el presente procedimiento para establecer las normas y procedimientos que fijen las pautas generales mínimas y uniformes para la recepción y tramitación de denuncias en contra de las actuaciones de empleados, o que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos y recursos económicos, así como la vigilancia del Control Interno de Correos de Costa Rica, S. A. y lo regulado por la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito, garantizando siempre la confidencialidad del denunciante y de la documentación. Por tanto,

 

RESUELVE:

 

1. Modificar el Procedimiento para el Trámite de Denuncias presentadas en la Auditoría Interna de CORREOS DE COSTA RICA, S. A., contenido en el Manual de Procedimientos para la Auditoría Interna de CORREOS DE COSTA RICA, S. A., vigente desde el año 2008, para que se lea así:

 

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS PLANTEADAS ANTE LA AUDITORÍA INTERNA DE CORREOS DE COSTA RICA, S. A.

 

 

CAPÍTULO I

 

Aspectos Generales de las Denuncias y Garantía de Confidencialidad

 

Artículo 1. Objetivo: Este procedimiento tiene como objetivo regular la  atención de las denuncias planteadas ante la Auditoría Interna de Correos de Costa Rica, S. A., los requisitos que deben reunir dichas denuncias y el procedimiento que utilizará la Auditoría Interna para valorarlas y tramitarlas.

 

Artículo 2. Ámbito de competencia: La Auditoría Interna dará trámite únicamente a aquellas denuncias relacionadas con posibles hechos irregulares o ilegales realizados por empleados, mal uso y manejo de fondos y recursos y faltas al Control Interno de Correos de Costa Rica, S. A., de acuerdo con lo regulado en la Ley General de Control Interno y Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública 8422.

 

Artículo 3. Principios generales: En la admisión de denuncias prevalecerán los principios de simplicidad, economía, eficacia, eficiencia y razonabilidad.

 

Artículo 4. Recibo de la denuncia: La Auditoría Interna recibirá las denuncias en las oficinas centrales de CORREOS DE COSTA RICA, S. A., o mediante el formulario electrónico contenido en  su página Web,  las cuales deberán venir dirigidas a la Auditora Interna y quien tiene la responsabilidad de valorar la admisibilidad de las mismas de acuerdo con lo dispuesto en este Procedimiento.

 

Artículo 5. Confidencialidad de los denunciantes: La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales, de conformidad con las regulaciones establecidas en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno y en el artículo 8 de la Ley contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

 

Artículo 6. Formación del expediente: La formación, documentación y otras evidencias de las investigaciones que efectúa la auditoría interna, cuyos resultados pueden originar el inicio de un informe, serán confidenciales, inclusive con respecto a las partes. Continuarán siendo confidenciales, excepto para las partes, los documentos utilizados durante la formulación del informe respectivo, que origine la apertura de un debido proceso, una relación de hechos o una denuncia penal, y así mismo, una vez notificado el informe correspondiente a la administración y hasta la resolución final del procedimiento.

 

Artículo 7. Legitimación: Únicamente tendrán acceso al legajo de investigación, el denunciante, excepto el anónimo, el denunciado, los apoderados especiales de estos debidamente acreditados y sus abogados,  cuando medie en ellos interés profesional.

 

Artículo 8. Confidencialidad: La garantía de confidencialidad al denunciante será garantizada por la auditoría en todo momento.

 

CAPÍTULO II

 

Normas Generales sobre la Presentación de Denuncias

 

Artículo 9: Origen de las denuncias: La Auditoría Interna tramitará denuncias relativas a problemas con funcionarios de CORREOS DE COSTA RICA, S.A. relacionados con los fondos de la empresa, y en general todo lo que tenga carácter financiero-contable, así como fallas en procedimientos y corrupción en las oficinas y sucursales de Correos.

 

La denuncia puede provenir de:

 

a)         Un traslado de denuncia de la Contraloría General de la República, Defensoría de los Habitantes y Asamblea Legislativa.

b)         Un funcionario de la empresa.

c)         Un documento de carácter anónimo.

d)         Cualquier persona física, mediante documento firmado.

e)         Una persona jurídica, mediante documento firmado por su representante legal.

 

Artículo 10: Formalidades: La interposición de la denuncia no conlleva costo alguno ni tiene formalidades especiales, salvo los requisitos mínimos señalados en este procedimiento.

 

Artículo 11: Tipos de denuncia: Solamente se le dará trámite a las denuncias escritas, sin importar el medio por el cual sean remitidas.

 

Artículo 12: La denuncia contendrá:

 

a)         Nombre y apellidos del denunciante, número de cédula de identidad, teléfono, lugar y medio para recibir notificaciones. Salvo para denuncias anónimas.

b)         Los hechos denunciados deberán ser expuestos en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación: el momento y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto o departamento que presuntamente los realizó, así como los elementos de prueba que tenga para sustentar la denuncia. Si se trata de prueba testimonial deberá señalar el nombre y dirección donde se localizarán los testigos, y los hechos a los que se referirán. En caso de conocer de la existencia de prueba documental y no poder aportarla deberá mencionarse donde puede ser ubicada.

c)         El denunciante deberá manifestar si se ha denunciado, o si tiene conocimiento de que se estén investigando los mismos hechos en alguna otra oficina, o dependencia estatal administrativa o judicial.

d)         La denuncia debe referirse a un solo hecho o situación irregular aunque sea contra personas distintas. 

 

Artículo 13: Denuncias anónimas: Las denuncias anónimas serán atendidas en el tanto aporten elementos de convicción suficientes y soportados en medios probatorios idóneos que permitan iniciar la investigación, de lo contrario no se le dará trámite y se archivarán sin que medie motivación del acto.

 

CAPÍTULO III

 

Del Procedimiento para  la Admisibilidad, Tramitación, Desestimación y Archivo de la Denuncia

 

Artículo 14: Admisibilidad de la denuncia: La Auditoría Interna analizará su contenido y determinará si procede su admisión para investigación, tomando en cuenta los siguientes elementos:

 

Elementos esenciales:

 

a)         Al menos contenga los requisitos del inciso b) previstos en el artículo 12, así como los requisitos del artículo 13 de este procedimiento, cuando corresponda.

b)         Que la denuncia corresponda al ámbito de la competencia de la Auditoría Interna.

c)         Los hechos deben ser de gravedad y relevancia para CORREOS DE COSTA RICA, S. A.

 

Elementos subsanables:

 

d)         El denunciante deberá mostrar cuál es su pretensión en relación con el hecho denunciado.

e)         El monto de los fondos involucrados.

f)         Cualquier otro aspecto de importancia que se desprenda de la denuncia.

 

Admitida la denuncia se procederá a darle el curso respectivo.

 

Artículo 15: Admisibilidad parcial: Si el auditor determina, en observancia de los requisitos de admisibilidad que el denunciante debe subsanar o aportar requisitos, se dará parte al denunciante- si aportó medio para atender notificaciones- por cinco días hábiles a partir de su fecha de recepción, para que se manifieste y aporte, los elementos necesarios que sustenten su denuncia.

 

De no existir medio para notificaciones, se dejará constancia de esta comunicación dentro del expediente, la cual quedará a las órdenes del denunciante, a partir de su fecha de emisión, para que sea retirada personalmente o mediante persona debidamente acreditada.

 

A partir de su retiro, contará con cinco días hábiles para aportar lo solicitado.

 

Acaecido el plazo de gracia, la desestimación se hará constar en el expediente respectivo, con la debida motivación, en el que se dispondrá su archivo y se comunicará al denunciante o dejará constancia de no existir medio de notificación.

 

Se exceptúa a la denuncia anónima de la aplicación de este artículo.

 

Artículo 16: No se admitirán denuncias por las siguientes razones:

 

A juicio del Auditor Interno y de acuerdo con los requisitos establecidos en este Procedimiento, no serán revisadas por la Auditoría Interna, serán inadmisibles, y notificadas al denunciante cuando se tenga un lugar para atender notificaciones, en los siguientes casos:

 

a)         Si la denuncia se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración, salvo que de la información aportada en la denuncia se logre determinar que existen aspectos de relevancia que ameritan ser investigados por la Auditoría Interna.

b)         Si los hechos denunciados se refieren a problemas de índole laboral que se presentaron entre el denunciante y la empresa.

d)         Si el asunto planteado ante la Auditoría Interna, ya se encuentra en conocimiento de otras instancias con competencia para realizar la investigación, ejercer el control o corresponde investigarlos o ser discutidos exclusivamente en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales

e)         Si la denuncia presentada fuera una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubieran sido resueltas con anterioridad por la Auditoría Interna o por otras instancias competentes, y

f)         Si el costo aproximado de la investigación fuera superior al beneficio que se obtendría al darle curso al asunto denunciado.

 

Artículo 17: Desestimación y archivo de la denuncia: Se desestimará y archivará cualquier denuncia cuando se determine que está en cualquiera de los parámetros citados en el artículo anterior según la estimación que hará el Auditor Interno o quien él designe, mediante un acto debidamente motivado. 

 

Artículo 18: Plazo para primera comunicación: La Auditoría Interna cuenta con un plazo de 45 días naturales a partir de su recibo, para comunicar al denunciante el trámite que se seguirá con su denuncia, la admisibilidad, admisibilidad parcial, su incorporación al plan de trabajo en el orden de su presentación, desestimación y archivo.

 

Artículo 19: Solución provisional: En caso de que se considere, a juicio del Auditor Interno, que los hechos denunciados no ameritan un estudio de auditoría, o cuando se quiere implementar una solución provisional antes que se llegue a atender la denuncia, se enviará una comunicación al departamento o persona denunciado, advirtiendo que se tiene conocimiento de situaciones irregulares y que se recomienda su corrección, de acuerdo con lo mencionado en el artículo 22, inciso b) de la Ley General de Control Interno.

 

Artículo 20: Fase de investigación: Admitida la denuncia, podrá ser incluida en el plan de trabajo de la Auditoría Interna según los recursos disponibles. La fase de investigación de las denuncias dará inicio en orden, atendiendo a la complejidad, importancia relativa y demás características del caso, a criterio del Auditor Interno.

 

Para la fase de investigación, se conformará un expediente o legajo que contendrá todas las diligencias previas, sean datos, informaciones, entrevistas, documentos, evidencias, elementos probatorios y demás insumos relacionados con el asunto, todo lo cual tendrá carácter confidencial. La denuncia no formará parte de este expediente, sino que se archivará por aparte, en cumplimiento de la obligación de mantener confidencial la identidad del denunciante y las comunicaciones a este, así como cualquier diligencia realizada por este se mantendrá en el archivo de la denuncia.

 

Concluida la investigación, si procede, se elaborará un informe que deberá contener: las actuaciones realizadas así como las consideraciones y recomendaciones que se estimen pertinentes; en el caso de responsabilidades se preparará una relación de hechos o una denuncia penal, clara, precisa y circunstanciada, con indicación de tiempo, modo y lugar según se haya podido determinar. En lo posible, se tratará de investigar las denuncias consideradas importantes en un plazo menor a un año desde su admisión.

 

Cuando en razón del resultado de la investigación se recomiende la apertura de un debido proceso, relación de hechos o denuncia penal, para determinar eventuales responsabilidades, se adjuntará el expediente con toda la documentación habida y que sustenta el hecho acusado, pero nunca el expediente de la denuncia.

 

Artículo 21: Relación de causalidad: No existe una relación de causalidad entre la denuncia de un particular y la realización de un informe de auditoría. Si la investigación de auditoría se efectúa es porque en criterio del auditor interno existen elementos o evidencias que llevan a considerar que lo denunciado es grave para la gestión de la Administración a que pertenece y se hace necesario comprobar si lo denunciado es real. Pero no toda denuncia, aún admitida, debe ser investigada, ya que depende de su importancia relativa con respecto a los otros puntos del plan de trabajo de la Auditoría Interna y de la gestión de riesgos institucional.

 

CAPÍTULO IV

 

Disposiciones finales

 

Artículo 22: Denuncias de entes públicos: En los casos de denuncias trasladadas por la Contraloría General de la República, Defensoría de los Habitantes o Asamblea Legislativa, se les informará oportunamente de su avance y estado de la investigación, en los casos que así se requiera o lo soliciten expresamente.

 

Artículo 23: De los procedimientos de Auditoría: La Auditoría Interna utilizará los procedimientos establecidos en el Manual para el Ejercicio de la Auditoría Interna en la Función Pública vigente o aquellos que sean necesarios, cumpliendo con el ordenamiento jurídico.

 

Artículo 24: Vigencia: La presente normativa rige a partir del nueve de setiembre del dos mil diez.

 

        

Licda. Miriam Calvo Quesada                                           Licda. Lidiette Cruz Rodríguez

Auditora Interna                                                                Subauditora General